Теория бизнес-процессов (ТБ)

Версия в формате Microsoft Word: lection_umnov.doc

Ресурс

Ресурс – это любая ценность, которая может быть измерена в количественном или стоимостном выражении. Ресурсы можно разделить по видам, например:

  • ТМЦ
  • Услуга (можно оценивать по количеству и стоимости, не имеет остатков)
  • Деньги (любые – нал., безнал., в виде суррогатов и т.п.)
  • Взаиморасчеты или задолженности
  • Трудозатраты (измеряются в часах; м/б в штуках, когда оплата по факту)

Все активы предприятия можно рассматривать как ресурсы. Жизнь предприятия с точки зрения нашей модели заключается в том, чтобы получать, хранить ресурсы и обменивать одни виды ресурсов на другие с извлечением прибыли.

Обмен ресурсов

Принятый в компании «ТБ.Софт» формат графического изображения движения ресурсов выглядит следующим образом:

lection_umnov1.jpg

Рассмотрим пример приобретения и движения товара сначала с количественной стороны (см. Схема 1):

Мы платим наличные деньги за определенный товар (стрелочка 1). Но товар будет, например, только через 2 дня. На эти два дня у нас образуется новый ресурс - задолженность поставщика (стрелочка 2). Здесь происходит обмен ресурса Деньги в количестве 100 руб. на ресурс Задолженность так же в количестве 100 руб . Затем задолженность погашается (стрелочка 3), и нам отгружается товар (стрелочка 4). Обмен ресурса Задолженность на ресурс Товар в количестве 2 шт.. Затем мы отгружаем товар получателю (стрелочка 5) по цене 120 руб, и образуется задолженность получателя. Обмен ресурса Товар в количестве 2 шт. на ресурс Задолженность в количестве 120 руб. И, наконец, задолженность получателя погашается (стрелочка 7), и мы получаем реальные деньги (стрелочка 8). Наличные деньги в количестве 120 руб. приходят в Кассу.

lection_umnov2.jpg

Аналогично, налоги мы рассматриваем как обмен денег на взаиморасчеты с бюджетом, а расчеты с персоналом - как процесс обмена работниками своего рабочего времени на обещание выплаты заработной платы в конце месяца. Это долг компании перед этими людьми. А в конце месяца этот долг обменивается на деньги.

lection_umnov3.jpg

Ресурс может меняться и сам на себя, напр., при перемещении товара со склада на склад.

Есть места, где ресурсы «отлеживаются» между обменами. В этих местах можно узнать обороты и остатки. Их мы называем бизнес-процессами.

Бизнес-процесс (процесс)

Стрелочки в данной Схеме 1 – это факты обмена. У них есть только дата. Квадратики – это счета, наборы ресурсов. Или, по-нашему, бизнес-процессы.

Каждому типу ресурсов, перечисленных выше, можно поставить в соответствие тип бизнес-процесса, в котором он хранится:

РЕСУРС БИЗНЕС-ПРОЦЕСС
ТМЦ склад, здание
услуги процесс оказания услуг
деньги р/с или касса. Если деньги хранятся, напр., в сейфе у рук-ля, то это внутренняя касса
взаиморасчеты договор или сделка
трудозатраты производство

Таким образом, процесс – это поименованный набор ресурсов за определенный период времени.

Ключевые атрибуты

Ресурса:

  • Код
  • Наименование (напр., артикул для покупателя или внутренний и т.п.)
  • ОснЕдИзм (единица измерения ресурса). Указывает, что ресурс может измеряться только в этой единице или в совместимых с ней. Валюта является частным случаем единицы измерения – так, ресурсы типа «Деньги» измеряются в валюте.

Бизнес-процесса:

  • Код
  • Наименование
  • Дата Начала
  • Дата Выверки (движения до этой даты проверены, остатки и обороты выверены, изменение информации или новые движения до этой даты запрещены)
  • Тип Процесса (другое название - Бизнес-функция)

Тип процесса – это настроечная запись, где описывается поведение процесса этого типа, их наименования, отображения на экране, редактирование. В нем содержатся настройки, которые и делают все процессы разными. Напр., склад и касса –процессы, но различного типа, так что их внешний вид и логика работы у кладовщика и кассира будут различными.

Обмена ресурсов:

  • Дата
  • Статус
  • Процесс Откуда / Процесс Куда
  • Ресурс Откуда / Ресурс Куда
  • Количество Откуда / Количество Куда
  • ЕдИзм Откуда / ЕдИзм куда

Одному обмену ресурсов соответствует одна проводка. Основные атрибуты обмена ресурсов являются одновременно и основными атрибутами проводки

Часто обмены ресурсов группируются и выполняются одновременно. Например, мы со склада отгружаем одному поставщику одновременно ручки, карандаши и ластики. Такое объединение обменов ресурсов называется документом.

lection_umnov4.jpg

Все обмены ресурсов в одном документе имеют одну и ту же дату.

При внедрении программы всегда сначала составляется схема обмена ресурсов на предприятии. И уже после этого можно настраивать процессы и документы. (Пример подобного рода схемы предприятия в приложении к лекции)

Количественный и стоимостной учет

Они различаются в целях:

Цель количественного учета – получить оборотно-сальдовую ведомость и проверить, что никакие ресурсы не пропали без нашего ведома, а также, что не появилось лишних ресурсов. При этом не оценивается стоимость и ценность ресурсов для фирмы.

Например., у нас в кассе есть рубли старого образца. Они не имеют ценности, но мы их пересчитываем, знаем, сколько их осталось и т.п.

Цель стоимостного учета – сопоставление стоимостей ресурсов на каждом обмене, чтобы можно было понять, мы поменяли менее ценный ресурс на более ценный или наоборот. Т.е., что мы от обменов получили – прибыль или убыток.

Для количественного учета ресурсов используются поля: Колич Откуда и Колич Куда. Т.е. всё то, что делают, например, на нашей Схеме 1 менеджер по закупкам, кладовщик, продавец и кассир – это количественный учет, даже если в схеме обменов фигурируют рубли или доллары. Они следят, чтобы было правильно то, что они получили и что отдали, и не оценивают сравнительную стоимость обмениваемых ресурсов (контролируется только пропорциональность количественного обмена).

А вот после того, как количественный учет произведен и остатки и обороты соответствуют действительности (по имеющейся у нас на данный момент информации, разумеется), мы можем провести стоимостной учет и посчитать нашу прибыль.

Где начать считать прибыль, если обмены ресурсов образуют замкнутый контур (кольцо), как это видно на рисунке?

Эти места называются процессами (объектами) - источниками прибыли. Отличаются они тем, что в этих процессах цену ресурса можно определить точно. В них стоимость не рассчитывается, а сравнивается с некоторой нормативно заданной стоимостью, которая так и называется – нормативная стоимость. Точность оценки может быть 100% (например, мы знаем, что стоимость одной рублевой монеты всегда равна 1 рублю), а может быть и примерной. И, отталкиваясь от этой оценки, производится расчет.

Пример алгоритма расчета учетных цен (РУЦ) на приводившемся ранее в Схеме 1 примере движения ресурсов (см. Схема 2):

Процесс - источник прибыли у нас Касса (процессы – источники прибыли будем отмечать на схемах галочками). В ней 1 руб. имеет стоимость 1 руб. Когда мы отдаём 100 руб., то теряем в стоимости 100 руб. За это мы получаем расписку. Поэтому, хотя расписки и нет в нормативах стоимостей, но её стоимость для нас 100 руб. Потом мы расписку меняем на товар. Т.е. и он для нас стоит 100 руб. Продаем товар и получаем расписку на 120 руб. Но её ценность для нас – по-прежнему 100 руб. Это её для нас себестоимость, т.к. мы потратили для её получения ресурсов на 100 руб. (здесь мы видим разницу между количественным учетом и стоимостным). Затем расписку мы меняем на деньги – 120 руб. Но т.к. в Кассе у нас процесс – источник прибыли, то там нам известна стоимость ресурсов, и мы знаем, что 120 руб. = 120 руб. Таким образом, мы и получаем прибыль в 20 руб.

lection_umnov5.jpg

Основные правила работы алгоритма РУЦ:

1) Расчет стоимостей начинается от процесса - источника прибыли и на нем же и заканчивается. При этом не обязательно, чтобы это был тот же самый процесс. Мы можем, напр., объявить источником прибыли процесс взаиморасчета с покупателями. И тогда мы говорим, что каждый рубль задолженности равен 1 руб. Тогда прибыль будет уже в другом месте:

lection_umnov6.jpg

2) Стоимость ресурсов на входе и на выходе на процессе - источник прибыли равна нормативу. Т.е. стоимость в процессе - источнике прибыли фиксирована. Мы этот норматив ставим сами. Т.е. он может быть 100%-точным, а может быть примерным, например, 1 usd ≈ 30 руб. или 1 стул ≈ 1000 руб. Стоимости фиксируются там, где они есть или просто переносятся из Откуда в Куда. 3) В движениях обменов ресурсов стоимости переносятся со стороны «Откуда» на сторону «Куда», за исключением тех случаев, когда со стороны «Куда» у движения находится процесс – источник прибыли (т.е. движение «входит» в этот процесс). 4) В процессе (наборе ресурсов, объекте учета) стоимости одинаковых ресурсов усредняются.

Допустим, у нас на склад уже ранее поступил Товар по цене 100 руб. одна штука.

lection_umnov7.jpg

В итоге при усреднении получаем: 3 шт. = 200 руб. → 1 шт. = 66 руб. И тогда полученная прибыль уже будет не +20, а -12. Поэтому, кстати, полное название процессов – источников прибыли такое: процесс – источник прибыли или убытков.

Ещё усреднять можно по времени. Например, при усреднении за весь период – складываются и делятся все движения по этому процессу (набору ресурсов, объекту, счету) за всё время работы. И каждый новый приход товара меняет учетные цены во всей истории. Как правило, усредняют помесячно – чтобы в границах каждого месяца цены были одинаковыми.

Другой пример усреднения – по документу (по каждому отдельному факту движения ресурсов). Это получается более точно, но и более медленно.

Ещё можно указывать разрезы усреднения - какие именно ресурсы считаются одинаковыми. По умолчанию, усредняются учетные цены в движениях (отдельные строки документов), в которых указаны одинаковые ресурсы. Например, мы получали в течение периода усреднения товар – «скрепки №4» два раза по различным ценам, тогда при расчете на выходе из этого процесса цена товара усреднится. Но можно задать, например, что одинаковыми будут считаться только все одинаковые ресурсы одной партии, либо товары одного цвета.

Как быть с учетом косвенных затрат, затрат, которые не имеют прямого отношения к нашей цепочке? Например, как в нашей модели оформляется счет за аренду склада? Это тоже обмен ресурсов.

lection_umnov8.jpg

Оформляем мы это, как приход на склад товара в количестве 0 штук по цене величины арендной платы.

Усредняем и получаем, что на складе 2 (2 + 0) шт. товара = 150 (100 + 50) руб. → 1 шт. = 75 руб. И полученная прибыль тогда уже = -30.

Таким образом, стоимостной учет (движение стоимостей по графу обмена ресурсов) можно проводить только после количественного. Обычно стоимость рассчитывается раз в сутки (как правило ночью, когда есть время).

Субъект

Субъект персонализирует учет. Это тот, кто перемещает ресурсы или контролирует процесс (набор ресурсов, объект, счет).

У каждого процесса есть субъекты, выполняющие роли, например, касса – кассир; сделка продаж – продавец и т.п. Есть роли контрагент, сотрудник и проч. Например, сотрудник – это субъект, но т.к. с ним идут взаиморасчеты, то требуются и процессы такого типа, как «сотрудник».

Несколько дополнений

Первое

Процесс (например, склад для ресурсов) и обмен ресурсов или документ (например, перечень обменов за один раз) – разное, но в ТБ 7.5 процесс и документ описываются одной записью (набор полей и правила работы с ними). Т.е. запись можно рассмотреть как процесс и документ.

Как было в ТБ 7.4:

lection_umnov9.jpg

Как теперь в ТБ 7.5:

lection_umnov10.jpg

Т.е. теперь мы имеем одну запись для процесса и документа.

Второе

В обмене ресурсов (документе) есть параметр «Статус». Он показывает степень правдоподобности или влияния на учет, степень близости к реальной жизни. Наиближайший к жизни – статус Факт. Этот статус есть всегда, он не удаляется из системы. А остальные можно придумать и занести в справочник Статусов самостоятельно. Например, статус План или статус Заказ (для чего-то зарезервированного).

lection_umnov11.jpg

Т.е. у нас есть возможность получать разный уровень детализации, не оформляя новые счета. Можно сделать, напр., такой отчет:

Товары План, шт Заказ, шт Факт, шт
товар 1 20 18 15
товар 2 17 17 16

Приложение

 
doc/lection_umnov.txt · Последние изменения: 2016/04/15 15:26 (внешнее изменение)
 
За исключением случаев, когда указано иное, содержимое этой вики предоставляется на условиях следующей лицензии:CC Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported
Recent changes RSS feed Donate Powered by PHP Valid XHTML 1.0 Valid CSS Driven by DokuWiki