Использование механизма закрытия периода

Закрытый период - отметка времени, за пределами которой не допускается изменение данных (в проводках и документах).

Часто в управленческом и, особенно, в бухгалтерском учете необходимо установить точку (момент/отметку) в периоде, после которой невозможно изменять/удалять/добавлять проводки. Установленная отметка может сдвигаться как в одну, так и в другую сторону. При сдвиге отметки в обратную сторону – период открывается, т.е. все проводки становятся доступными для редактирования. Закрытие периода происходит по принципу: левая граница периода - дата, которой был закрыт предыдущий период, а правая - дата, выбранная пользователем. Причем правая граница должна быть не меньше левой.

К примеру, вы хотите, чтобы никто и  ни при каких обстоятельствах не мог   
отредактировать документы до 2006 года. Закройте период, начиная с даты первой 
проводки до 01.01.2006, и вы получите желаемый эффект. При последующем закрытии,
дата, которой необходимо закрыть, будет являться датой последнего закрытия  
периода. В нашем примере – это 01.01.2006.

Обычно период закрывают в целях защиты от умышленного исправления данных «задним числом». При закрытии периода все данные сохраняются в виде записей в отдельную таблицу, тем самым значительно сокращая место в информационной базе данных.

Операция «Закрытие периода» подразделяется на 2 части: собственно закрытие периода и «Свертка».

Свертка – сворачивание имеющихся данных по указанным параметрам. Данные сворачивают в целях экономии места в информационной базе. Однако, недостаток свертки в том, что по имеющимся проводкам трудно построить полный отчет, так как некоторые параметры теряются.

Свертку можно производить и после закрытия периода, и не закрывая его. Свертка данных после закрытия периода – сворачивает все документы по указанным параметрам в закрытом периоде, что позволяет увеличить место в базе данных. Но сворачивать данные, не закрывая период, практически не имеет смысла, так как отчеты строятся менее полные.

Таким образом, получается многоуровневая своеобразная система, начальным уровнем которой является закрытие периода. Последующими уровнями являются свертки. Чем выше уровень, тем сильнее свернуты данные.

Для того чтобы закрыть период, либо произвести свертку необходимо проделать следующие действия:

• Вызвать команду «Закрытие периода» из меню ТБ.Корпорации (если таковой не имеется, то данную опцию необходимо добавить в интерфейс, при помощи диалога «Настройка интерфейса»).
• В окне «Управление закрытыми периодами» представлены области учета. В необходимой области учета, при помощи контекстного меню, нужно вызвать команду «Добавить уровень» (либо нажать одновременно на клавиши Alt+Ins).
• В мастере «Добавления уровня закрытия» необходимо задать название уровня, указать до какой даты закрыть/свернуть период и установить флаг «Производить свертку», если необходимо свернуть данные, не закрывая период.
• Нажать кнопку «Далее».
• Если необходимо свернуть период (Флаг «Производить свертку» установлен), то на экране появится окно, в котором нужно задать параметры свертки. В зависимости от установок нижележащих флагов свертка производиться либо с учетом даты, либо с учетом документа, либо с учетом указанных параметров.

К примеру, если установлен флаг «С учетом даты», сворачиваются проводки только с одинаковой датой.  
Если же установлены флаги напротив других параметров, то свертка производится, учитывая каждый   
указанный параметр.

Указав параметры свертки, необходимо нажать кнопку «Далее».

• Далее на экране представлено окно, в котором можно проверить заданные параметры закрытия/свертки периода. Если, установленные параметры заданы верно, то следует нажать кнопку «Начать». Если же параметры установлены не верно, то необходимо вернуться назад (при помощи кнопки «Назад») и подкорректировать данные.

После всех проделанных выше действий указанный период будет закрыт/свернут.

Если необходимо свернуть закрытый период, то надо добавить уровень к периоду (при помощи контекстного меню, см. рис.1), который будет являться сверткой и настроить необходимые параметры настройки.

рис.1

Все данные, попавшие в закрытый/свернутый период, записываются в таблицу, которую при необходимости можно просмотреть. В меню «Сервис» нужно выбрать пункт «Просмотр записей». В открывшемся дереве записей выбрать класс «Kernel», далее папку «Fixed», в которой находятся записи журнала учета. В каждом учете записаны все документы, попавшие под закрытие/свертку периода.

Так же в таблице закрытого периода отображены уровни, где каждый уровень соответствует операции. Нулевой уровень- закрытие периода, первый- свертка, второй – углубленная свертка и т.д.

Удалить уровень в периоде можно при помощи команды контекстного меню - Удалить. После чего, необходимо выбрать период, который удаляют.